습관을 만들고 시스템을 구축하라 2

우선순위 설정은 어떻게 해야 하는가? 첫 번째로 우리가 해야할 일들을 명확히 인식하고 이해는 것이다. 두 번째는 그 일들이 자신의 목표와 가치에 어떻게 부합하는지를 평가한다. 이런 평가 과정을 통해 우리는 가장 중요하고 급한 일들을 먼저 처리하고 그 다음으로 중요한 일들을 차례대로 처리할 수 있게 된다. 이로 인해 우리는 시간을 더 효과적으로 활용하고 자신의 삶을 더욱 풍요롭게 만드는 데에 기여할 수 있다. 그러면 우리의 삶은 더욱 풍요롭고 가치 있고 품격 있는 삶, 건강하고 행복한 삶, 우아하고 거룩한 삶을 실현하게 된다. 

실패 끝 성공 시작! 불행 끝 행복 시작!

1. 우선순위 설정

① 중요도와 긴급성 매트릭스 활용 : 스티븐 코비의 ‘중요도-긴급성 매트릭스’를 활용하여 업무를 분류할 수 있다. 중요하고 긴급한 일, 중요하지만 긴급하지 않은 일, 긴급하지만 중요하지 않은 일, 긴급하지도 중요하지도 않은 일을 구분하여 중요하고 긴급한 일부터 우선 처리한다.

㉮ 매트릭스의 네 가지 범주 ⓐ 1사분면 : 중요하고 긴급한 일 (위기 관리) 특징 : 즉각적인 대응이 필요하며, 목표 달성에 필수적인 일이다. 일반적으로 기한이 임박했거나 예상치 못한 문제가 발생했을 때 여기에 속한다. 예 : 긴급한 보고서 제출, 중요한 회의 준비, 응급 상황 대응.

ⓑ 2사분면 : 중요하지만 긴급하지 않은 일 (장기적 계획과 예방) 특징 : 장기적으로 중요한 일이지만 즉각적인 대응이 필요하지 않은 일이다. 이 사분면에 속하는 일을 잘 관리하면 1사분면에 있는 일을 줄일 수 있다. 예 : 개인 개발 및 교육, 건강 관리, 관계 구축, 전략적 계획.

ⓒ 3사분면 : 긴급하지만 중요하지 않은 일 (방해 요소 관리) 특징 : 긴급해 보이지만 목표 달성에는 중요하지 않은 일이다. 이러한 일은 다른 사람들의 요청이나 외부의 압박으로 인해 발생할 수 있다. 예 : 불필요한 회의 참석, 즉흥적인 전화나 이메일 응답.

ⓓ 4사분면 : 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일 (시간 낭비 요소) 특징 : 시간과 자원을 낭비하는 활동으로, 목표 달성에 전혀 기여하지 않는다. 최대한 줄이거나 제거해야 할 일들이다. 예 : 소셜 미디어 과다 사용, 불필요한 인터넷 서핑, 과도한 TV 시청.

② 중요도와 긴급성 매트릭스 적용 전략 :

㉮ 정기적인 검토와 분류 ⓐ 일일 또는 주간 검토 : 매일 아침 또는 주말에 시간을 정해 업무 목록을 검토하고, 매트릭스의 네 가지 범주에 따라 분류한다. 이를 통해 자신이 어디에 시간을 가장 많이 투자하고 있는지 확인할 수 있다.

ⓑ 우선순위 재배치 : 1사분면의 일을 빠르게 처리하고, 2사분면의 일을 장기 계획에 맞추어 계속 진행한다. 3사분면과 4사분면의 일은 가능한 한 줄이거나 위임한다.

㉯ 2사분면에 집중하기 ⓐ 장기적 성과와 행복을 위해 : 2사분면에 있는 일은 장기적인 성과와 개인적 성취에 기여하는 중요한 일들이다. 매일 이 사분면에 속하는 일을 일정에 포함시키고, 이를 통해 장기적인 목표와의 일관성을 유지한다.

ⓑ 예방적 조치 : 1사분면의 일들이 주로 발생하지 않도록 미리 대비하고 계획을 세우는 것이 중요하다. 예를 들어, 건강 검진을 미리 예약하거나, 프로젝트를 조기에 시작하는 것이 이에 해당한다.

㉰ 업무 위임과 관리 ⓐ 3사분면의 업무 위임 : 3사분면의 업무는 가능하다면 다른 사람에게 위임하거나 자동화하는 방법을 찾는다. 긴급하지만 중요하지 않은 일을 줄임으로써 중요한 업무에 집중할 수 있다.

ⓑ 불필요한 일 제거 : 4사분면의 일은 최대한 줄이거나 제거한다. 시간 낭비 요소를 인식하고, 그에 따른 행동을 줄이는 것이 필요하다.

목표와의 일치성 평가 전략

2. 목표와의 일치성 평가 전략 : 목표와의 일치성 평가는 각 활동이 자신의 장기 목표와 얼마나 일치하는지 평가하고, 이에 따라 우선순위를 재조정하는 방법이다. 이를 통해 우리가 하는 모든 일이 자신의 목표 달성에 기여하도록 할 수 있다. 각 활동이 자신의 장기 목표와 얼마나 일치하는지 평가하여 우선순위를 재조정한다.

① 목표와 활동의 정렬 ⓐ 활동 목록 작성 : 현재 수행하고 있는 모든 활동과 업무를 목록으로 작성한다. 그런 다음, 각 활동이 자신의 장기 목표에 어떻게 기여하는지 평가한다.

ⓑ 정렬 여부 평가 : 각 활동을 자신의 장기 목표와 비교하여 그 일치성을 평가한다. 목표에 직접적으로 기여하는 활동은 높은 우선순위를 부여하고, 그렇지 않은 활동은 낮은 우선순위를 설정한다.

② 활동 가중치 부여 ⓐ 가중치 기준 설정 : 각 활동의 중요도를 평가할 때, 자신의 가치와 목표에 따라 가중치를 부여한다. 예를 들어, "가족과의 시간"이 자신의 목표와 가치에서 매우 중요하다면, 이에 해당하는 활동에 높은 가중치를 부여한다.

ⓑ 정량화 : 가중치를 수치화하여 활동의 우선순위를 더 명확히 설정한다. 예를 들어, 1~5점 척도로 중요도를 평가하여, 점수가 높은 활동을 우선적으로 수행한다.

③ 주기적인 평가와 조정 ⓐ 리뷰 시간 확보 : 매주 또는 매월 주기적으로 자신의 활동을 평가하는 시간을 갖는다. 이때 각 활동이 여전히 자신의 목표와 일치하는지, 더 나은 방법이 있는지를 검토한다.

ⓑ 유연성 유지 : 자신의 목표와 상황이 변함에 따라 우선순위와 계획을 유연하게 조정한다. 변화하는 환경과 새로운 목표에 적응할 수 있도록 한다.

④ 결과 지향적 접근 ⓐ 활동의 결과 평가 : 각 활동이 어떤 결과를 가져왔는지를 평가한다. 목표에 기여한 결과가 있다면 그 활동을 지속하거나 확대하고, 그렇지 않은 경우 대안을 모색한다.

ⓑ 피드백 수집 : 활동의 효과를 평가하기 위해 스스로 피드백을 수집하거나, 주변 사람들로부터 피드백을 받는다. 이를 통해 활동의 목표 일치성을 더욱 명확히 할 수 있다.

ⓒ 주간 및 월간 리뷰 : 매주와 매월 목표 달성 여부를 리뷰하고, 필요에 따라 계획을 수정한다.

창조적이고 지혜로운 접근법

3. 창조적이고 지혜로운 접근법

① 효율적 시간 사용을 위한 전략적 멀티태스킹 ⓐ 활동 결합 : 비슷한 유형의 활동을 묶어서 처리하는 ‘배치 작업(Batch Work)’을 통해 시간을 절약하고 효율성을 높일 수 있다. 예를 들어, 이메일 처리 시간을 하루 중 한두 번으로 제한하여 집중적인 시간에 처리한다.

ⓑ 의식적인 멀티태스킹 : 다른 업무의 방해가 되지 않는 범위 내에서 멀티태스킹을 활용한다. 예를 들어, 산책을 하며 팟캐스트를 듣거나, 운동을 하면서 오디오북을 듣는 것이 있다.

② 창의적 문제 해결 방법 ⓐ 브레인스토밍과 마인드맵 : 복잡한 문제를 해결할 때 브레인스토밍 세션을 열거나 마인드맵을 작성하여 다양한 해결 방안을 탐색한다. 이 과정에서 다른 사람들과 협력하여 더 창의적인 해결책을 찾을 수 있다.

ⓑ 문제 재정의 : 문제가 발생했을 때 문제를 다른 관점에서 바라보고, 근본 원인을 탐색한다. 문제를 재정의함으로써 더 나은 해결책을 도출할 수 있다.

③ 전문가 조언 활용 ⓐ 멘토링 및 코칭 : 매일 아침 또는 전날 밤, 하루의 계획을 작성한다. 이때 가장 중요한 세 가지 일을 먼저 적고 그 일을 반드시 완료하는 것을 목표로 한다.

문제 해결과 조정

4. 문제 해결과 조정 : 문제를 효과적으로 해결하려면 그 근본 원인을 정확히 파악하는 것이 중요하다. 표면적인 원인에만 집중하면 같은 문제가 반복될 수 있기 때문에,근본 원인 분석을 통해 재발을 방지하는 것이 필요하다.

① 문제의 원인 분석 전략 : 근본적인 원인 파악, 문제가 발생했을 때 표면적인 원인뿐만 아니라 근본적인 원인을 파악하는 것이 중요하다. 이를 통해 같은 문제가 반복되지 않도록 예방할 수 있다.

ⓐ '5 Whys' 기법 활용 방법 : 문제의 근본 원인을 찾기 위해 '왜'라는 질문을 다섯 번 연속으로 물어본다. 이 기법은 문제의 표면적인 증상을 넘어서, 문제의 뿌리까지 탐색하는 데 효과적이다. 예시 : 예를 들어, "프로젝트 마감 기한을 놓쳤다"는 문제가 발생했을 때, 첫 번째 질문으로 "왜 마감 기한을 놓쳤는가?"를 묻고, 답변에 대해 계속해서 "왜?"라고 질문하며 근본 원인에 도달할 때까지 반복한다.

ⓑ 피시본 다이어그램(원인-결과 다이어그램) 사용 방법 : 피시본 다이어그램은 문제의 주요 원인과 부차적 원인을 시각적으로 나열하는 데 유용하다. 문제를 중심에 두고, 원인 범주(예 : 사람, 과정, 장비, 환경 등)를 설정하여 각 범주에 해당하는 원인을 나열한다. 목표 : 이를 통해 다양한 원인을 한눈에 파악하고, 가장 큰 영향을 미치는 근본 원인을 식별할 수 있다.

② 데이터 분석 및 트렌드 식별 ⓐ 데이터 활용 : 문제가 발생한 기록을 데이터로 수집하고, 그 데이터를 분석하여 트렌드나 패턴을 식별한다. 예를 들어, 생산 공정에서 발생하는 결함을 데이터로 기록하고 분석하여 특정 시간대나 조건에서 문제 발생이 빈번한지 확인한다.

ⓑ 원인 추적 : 데이터를 기반으로 문제의 근본 원인을 파악하고, 이를 해결하기 위한 근거를 마련한다.

③ 현장 관찰과 인터뷰 ⓐ 직접 관찰 : 문제 발생 현장을 직접 관찰하여 문제를 야기하는 행동이나 조건을 직접 확인한다. 현장에서 발생하는 실제 상황을 목격함으로써, 표면적인 원인 이외의 숨겨진 원인을 발견할 수 있다.

ⓑ 관련자 인터뷰 : 문제와 관련된 이해관계자와의 인터뷰를 통해 다양한 관점을 수집한다. 이를 통해 문제의 근본 원인과 그에 따른 영향, 해결 방안을 도출할 수 있다.

④ 유연성 유지 전략 : 계획 조정과 적응력 강화, 계획은 목표를 달성하기 위한 지침이지만, 현실의 변화와 예기치 않은 상황을 고려하여 유연하게 조정하는 능력이 필요하다. 이는 문제 발생 시 신속하게 대응하고, 목표를 향한 진로를 유지하는 데 중요한 역할을 한다. 계획은 엄격하지만 유연하게 대처할 수 있어야 한다. 상황에 따라 계획을 조정하는 것이 필요하다.

㉮ 컨틴전시 플래닝(Contingency Planning) ⓐ 대체 계획 수립 : 주된 계획이 실패할 경우를 대비한 대체 계획(플랜 B)을 미리 준비한다. 이를 통해 예기치 않은 상황에도 신속하게 대응할 수 있다.

ⓑ 위험 평가 : 프로젝트의 주요 단계마다 발생할 수 있는 위험을 평가하고, 각 위험에 대한 대응 방안을 마련해 둔다.

㉯ 애자일 접근법(Agile Approach) 도입 ⓐ 짧은 주기와 반복적 검토 : 프로젝트를 짧은 주기(예 : 2주간의 스프린트)로 나누어 진행하며, 각 주기 말에 진행 상황을 검토하고 필요한 경우 계획을 수정한다. 이를 통해 변화에 빠르게 적응하고, 프로젝트의 방향성을 지속적으로 조정할 수 있다.

ⓑ 우선순위 조정 : 프로젝트 진행 중에도 우선순위를 주기적으로 재평가하여, 현재 상황에 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 한다.

㉰ 상황 판단력과 신속한 의사결정 ⓐ 신속한 결정 : 변화하는 상황에 빠르게 대응하기 위해 신속하게 결정을 내리는 능력을 기른다. 이를 위해 불확실성 하에서도 과감한 결정을 내릴 수 있도록 훈련한다.

ⓑ 판단 기준 수립 : 신속한 의사결정을 위해 명확한 판단 기준을 마련해 둔다. 예를 들어, 의사결정을 내릴 때 우선적으로 고려해야 할 요소들(비용, 시간, 품질, 영향 등)을 미리 정의해 둔다.

㉱ 지속적인 학습과 피드백 수용 ⓐ 피드백 루프 : 프로젝트 진행 중에도 주기적으로 피드백을 수집하고, 이를 바탕으로 계획을 조정한다. 피드백은 내부 팀원뿐만 아니라 외부 이해관계자로부터도 받는 것이 중요하다.

ⓑ 지식 공유와 학습 : 실패나 문제 해결 경험을 팀과 공유하여, 유사한 상황이 발생했을 때 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 한다. 이를 통해 조직의 학습 문화를 조성한다.

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